Развитие индустрии электронно-вычислительной техники, программных средств и средств связи создало основу для промышленной эксплуатации информа­ционных ресурсов общества в различных сферах человеческой деятельности. Стало возможным на новой технической основе предоставлять различные виды информационных услуг; обмен сообщениями, телефакс, видеотекст, телетекст, элек­тронная почта и т. д.

         Движение человечества к информационному обществу оказывает мощное влияние на документационные и архивные службы. Такое влияние прослеживается: в части создания документов — документирование с использованием ЭВТ; в части хранения — формирование новой, по отношению к бумажной, социальной памяти человечества в виде баз данных (БД) и документов на машинных носителях  (ДМН), функционирующих в технических системах.

         С появлением персональных компьютеров стало проще и быстрее подготавливать документы и работать с ними. В этих целях используют различные редакторы текстов (наиболее распространенными из них являются: Лек­сикон, MicrosoftWord, WordStar, WordPerfect, ChiWriter и др.), позволяющие выполнять следующие функции: ввод и модификация в интерактивном режиме; передвижение фрагментов и блоков текста; форматирование абзацев; контекстный поиск и замена; применение различных шрифтов; постраничное де­ление текста с нумерацией страниц. Применение электронного документиро­вания сокращает время разработки документов от 25 до 70 %, снижает расходы на документирование на 50 %. Информационный поиск позволяет осуществлять просмотр файлов и документов; поиск по ключам (именам документов), логиче­ским комбинациям условий и т. д.

         Использование электронной почты дает возможность вводить и идентифицировать служебные и иные сообщения, осуществлять их передачу по телефон­ным сетям и сетям передачи данных, хранить сообщения в «почтовых ящиках». В США в 1986 г. с помощью таких систем обмена информацией переда­валось до 30 млн. сообщений⁴.

Документы на машинных носителях с каждым годом все шире применя­ются в организациях, учреждениях и на предприятиях. Активное использо­вание потребовало их легализации и оформления правового статуса в рамках раз­личных систем документации: проектной, конструкторской, программной, орга­низационно-распорядительной и т. д.

В результате работы в этом направлении в’ нашей стране появился ряд государственных стандартов: ГОСТ 6.10.4—84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинных носителях и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники»; ГОСТ 28 388—89 «Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения» и др. В это же время прора­батывался вопрос о допустимости использования документов на машинных носителях в качестве доказательства в судебных разбирательствах. Формируется концепция правового обеспечения информационных процессов и информатизации, которая реализуется   в   законах   и   законопроектах   РФ:   «О   правовой   охране   программ  для ЭВМ и баз данных»; «Об информации, информатизации и защите информации». Устанавливаются условия признания авторского права на БД, формируется право­вой режим информации на основе применения в этой области правил документиро­вания, формирования информационных ресурсов и порядок пользования ими.

Современная техника и технология уже в настоящее время представ­ляют достаточный выбор машинных носителей, которые широко используются как средства длительного хранения документальной информации. Эволюция машин­ных носителей, применяемых в качестве внешних запоминающих устройств, измеряется несколькими десятилетиями. Пройден путь от перфокарт (ПК) до оптических дисков (ОД). Процесс усовершенствования машинных носителей со­провождается повышением их устойчивости к воздействию внешней среды и зна­чительным увеличением их информационной емкости: ПК — 80 байт; магнитная лента (МЛ) — до 500 Мбайт; ОД — от 230 Мбайт до 6,5 Гбайт. Если на ПК можно было записать несколько строк информации, то на ОД записывается около 500 тыс. страниц машинописного текста, что соответствует примерно 2000 дел. Объем доку­ментов в 7 млн. дел может быть размещен на 3500 ОД, для хранения которых тре­буется небольшое помещение.

Наличие БД и ДМН в структурах организаций, учреждений и предприятий требует от архивных служб определиться в отношении к новой среде хране­ния документальной памяти. Дилемма следующая: либо архивные службы вписы­ваются в процесс информатизации и компьютеризации общества и продолжают выполнять свои профессиональные обязанности, либо функции архивного хранения возьмет на себя кто-то другой.

Опыт работы архивных служб зарубежных стран позволяет говорить о том, что архивисты выбрали первый путь. С конца 60-х годов осуществляют ком­плектование ДМН национальные архивы США и Великобритании. В структуре Национального архива США создан Центр электронных документов. Разработан генеральный перечень документов, который является главным для ДМН. Нацио­нальный архив Великобритании хранит материалы переписей населения за 1961, 1971, 1981, 1991 гг. и другие документы на МН. Разработан проект создания архива на оптических дисках. В структуре Национального архива Канады функ­ционирует отдел документов на МН. На хранении находится более 200 тыс. файлов. Архив издает для исследователей каталог о документах на МН. В структуре Нацио­нального архива Франции в Фонтенбло создан Центр хранения ДМН (на 40 тыс. МЛ). Осуществляют работу с ДМН и их прием национальные архивы Швеции, Дании, Нидерландов, Финляндии⁵. Январским (1993 г.) постановлением Совмина респуб­лики Беларусь создан Центральный архив ДМН.

В последнее время в США в среде архивистов существует мнение о необходи­мости перехода от централизованного к децентрализованному хранению ДМН. В связи с этим предлагается осуществлять хранение ДМН, имеющих историче­скую ценность, по месту создания, с одновременным их централизованным учетом¹⁵. Возможно, данный опыт работы с ДМН целесообразно перенять архив­ным учреждениям РФ.

В России одним из первых стал осуществлять комплектование и хранение информации на машинных носителях постоянного срока хранения Центр гидро­метеорологических данных. Им обеспечивается комплектование и хранение дан­ных на машинных носителях по метеорологии, аэрологии, океанографии, синопти­ке, государственному водному кадастру и т. д.⁷.

В системе Государственной архивной службы экспериментальное комплек­тование документами на МН осуществлял РНИЦКД.

Архивистами России проводилось ознакомление с базами данных в органи­зациях и учреждениях — источниках комплектования госархивов. Было обследо­вано более 2 тыс. БД, различных по своему содержанию. Следует назвать такие из них, как «Топливно-энергетические ресурсы», «Финансы», «Ценообразование», «Промышленность», «Транспорт», «Трудовые ресурсы», «Налогообложение», «Оцен­ка земель», «Государственный водный регистр», «Реестр собственности», «Эколо­гия», «Миграция», «Статистика заболеваемости», «Бюджет», «Состояние- здоровья населения», «Учет смертности и рождаемости». Привлекают внимание базы дан­ных, создаваемые с целью проведения научных исследований, особенно дорого­стоящих и трудно повторяемых. Базы первичных экспериментальных данных, часть  которых   не   всегда   обрабатывается   в   процессе   проведения   эксперимента, при их сохранности, могут быть в последующем использованы и обработаны для получения из них новых сведений. Особое место среди БД занимают базы знаний, являющиеся составной частью интеллектуальных, в частности, экспертных систем. В них хранится конкретная информация (факты, цифры, правила, усло­вия и т.д.), отражающая уровень знаний, накопленных в соответствующих предметных областях человеческой деятельности.

Все отчетливее роль и значение БД и ДМН в осуществлении истори­ческого познания, что тесно связано как с развитием исторической науки, так и с потребностями общества в более тщательном изучении социально-экономических процессов: индустриализация, история бизнеса, аграрная политика, роль обще­ственно-политических организаций и движений в социальной и политической жизни, демографическое развитие, социальное расслоение, проблемы быта и жиз­ненного уровня, экология, заболевания и т. д. Проведение исторических иссле­дований по социально-экономической истории требует от архивов формирова­ния и сохранения адекватной запросам исторической науки и? общества источ-никовой базы, в составе которой все большее место и значение приобретают массовые документы: переписные листы, кадастры, прейскуранты, платежные ведо­мости; массовая документация по жизнеобеспечению, доходам, оплате труда, нало­гам и т. д. Большинство массовых источников ранее не поступало на госу­дарственное хранение, главным образом из-за больших массивов и проблемы «архивной полки». В настоящее время эта проблема может быть «снята», посколь­ку документы на машинных носителях хранятся компактно.

Запоздалое реагирование архивистов на запросы исторической науки на мас­совые источники, в том числе на машинных носителях, вынуждает исследо­вателей приступать к созданию самостоятельных исторических банков и баз дан­ных, формирование и ведение которых бывает весьма сложным делом в силу доста­точно трудоемкого процесса ввода информации в ЭВМ с первоисточников. Процесс создания исторических баз данных может быть отнесен к 60-м годам. В США в 1962 г. в Мичиганском университете создан банк данных по политическим иссле­дованиям, ведение которого обеспечивается межуниверситетским консорциумом, объединяющим более 300 университетов. В его составе: информация обо всех выбо­рах президентов, сенаторов, конгрессменов, о голосованиях в конгрессе. В 1969 г. в Филадельфии организован исторический банк данных о жителях этого города, его застройке, экономике, транспорте, В Монпелье функционирует банк с пред­полагаемым объемом около 13 млн. ед. хр. демографической и социально-экономической информации. К настоящему времени за рубежом используются более 30 исторических банков⁸. Действует банк данных по европейской статистике в Кельнском университете; Европейский консорциум политических исследований в Бергене, в Норвегии⁹.

Исторические базы данных в зарубежной историографии используются для построения измерительных моделей, характеризующих реальное состояние объекта познания, зачастую, в целях верификации гипотез содержательного характера. Значительное распространение получило моделирование исторических процессов, имитирующих историческую ситуацию, не имевшую место в действительности, в ее сравнении с реально происходившими историческими событиями, процессами, явлениями. Для решения исторических задач различного класса разработаны стандартные пакеты программ, из состава которых следует назвать: STATJOB, OSIRIS, SAS, CLOC, SPSS¹⁰.

В отечественной историографии к изучению массовых источников с использо­ванием ЭВМ приступили в основном в последние 30 лет, в частности создана «База данных по истории советского общества», включающая данные по сведениям анкет делегатов Всероссийских (1918—1922 гг.) и Всесоюзных съездов Советов. В 1987 г. создан Банк социологических данных».

Тенденцию на создание исторических банков данных следует рассматривать как объективную реальность, отражающую потребность развития исторической науки в более глубоком раскрытии сущности исторических явлений и про­цессов на микро- и макроуровнях. Базы данных и ЭВМ в этих случаях выступают как инструмент для применения количественного анализа в исторических исследо­ваниях.

В то же время, приходящее к человечеству осознание того факта, что оно должно мыслить и действовать не только в разрезе личности, семьи   государства, союзов государств, но и на уровне планетарного мышления, привело к формиро­ванию банков данных об экономике мирового хозяйства, экологии, всемирной демографии, природных ресурсах, формах социально-исторической жизни, которые имеют наиважнейшее значение для познания и выработки путей преодоления планетарных проблем современности (мировой продовольственный и энергети­ческий кризисы, кризисы народонаселения и окружающей среды и т.д.), для по­строения футурологических прогнозов и сценариев выживания человечества, сохра­нения и развития его культуры и цивилизации.

С возрастанием роли архивов в социально-экономических и политических структурах государств, с возможностью их объединения и использования посред­ством ЭВТ и средств связи закладываются предпосылки для формирования гло­бальной, общепланетарной, общечеловеческой, общедоступной, единой и неделимой, с точки зрения познания земной цивилизации, мировой архивной исторической базы. Происходит процесс документального освоения ноосферы¹^.

Формирование новой среды хранения в виде функционирующих в техниче­ских системах БД и ДМН возлагает на архивистов государственные обязанности по обеспечению сохранности той ее части, которая может быть отнесена к составу Архивного фонда РФ. Эта проблема приобретает особое звучание по той причине, что в организациях, учреждениях и на предприятиях происходит уничтожение ДМН независимо от их научно-исторической ценности. При этом последние руко­водствуются соображениями чисто практического характера. Поскольку ДМН являются продуктом машинной технологии и программных средств, осуще­ствление работы с ними возможно только на основе комплексного подхода.

Обозначим те практические и теоретические задачи и проблемы, к решению которых, на наш взгляд, надо приступать уже сегодня. Из области организа­ционных задач следует выделить стратегические и оперативные. Думается, что состав стратегических задач должен быть нацелен на то, чтобы разработать основы государственной политики, концепцию и программу архивной работы с БД и ДМН как неотъемлемые составные части программы по информатизации России; разрабо­тать законодательное и нормативно-методическое обеспечение всех видов работ с базами данных и документами на машинных носителях, с учетом требований документационных и архивных служб, включая правила и процедуры предостав­ления, передачи и обработки информации; определить базовые архивы по работе с документами на машинных носителях из состава федеральных и областных архивов как методические центры; провести работу по приоритетному оснаще­нию базовых архивов комплексами технических и программных средств в соответ­ствии с разработанной для этих целей технической политикой; подготовить учебные программы по архивоведческим проблемам работы с документами на машин­ных носителях; организовать постоянно действующие курсы по переподготовке кадров архивистов на базе Архивной школы при ИАИ; осуществлять сотрудни­чество с зарубежными архивами.

Из области оперативных задач, видимо, важно продолжить работу по обсле­дованию и постановке на учет баз данных и документов на машинных носителях, а также технических и программных средств их реализующих, в учреждениях — источниках комплектования государственных архивов; внедрить в организациях, учреждениях и на предприятиях нормативно-методические документы по работе с ДМН, провести в них экспертизу ценности баз данных и документов на машинных носителях; обеспечить совместно с отраслевыми органами управления консер­вацию и хранение документов на машинных носителях, отнесенных к составу Ар­хивного фонда РФ, в учреждениях — источниках комплектования государствен­ных архивов; решить организационные вопросы о централизованном учете, контроле за сохранностью и возможности использования.

Из круга научных проблем можно обозначить такие направления, как разра­ботка системы государственных стандартов на документы на машинных носителях и коммуникативные форматы; проведение экспертизы ценности баз данных; про­работка вопросов фондирования ДМН в условиях функционирования инте­грированных систем связи и распределительных банков данных; учет названных до­кументов и обеспечение их сохранности; создание системы архивного описания документов на машинных носителях с учетом специфики последних, а также технических и программных средств.

Танонин В.А. Информационное общество и архивы на машинных носителях // Отечественные архивы. – 1994. — № 1. – С. 14-18.